Un (e) Associé (e) à l’Administration, Fixed-Term, GS6, basé à Mbandaka – RDCongo

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés de la planète. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) ! 

1. Contexte:

Malgré sa grande superficie et ses ressources naturelles illimitées, la République démocratique du Congo (RDC) est l’un des pays du monde le plus pauvre et le moins développé. En effet, il est classé 176ème sur 188 pays dans le rapport sur le développement humain 2015. La pauvreté des enfants est largement répandue, et particulièrement dans les zones de conflit ou difficiles d’accès. Selon une étude récente de l’UNICEF, 80% des enfants âgés de 0 à 15 ans subissent au moins deux privations majeures de leurs droits.

Malgré une croissance durable ces dernières années, le niveau de l’économie en RDC reste bien trop bas pour fournir suffisamment de recettes publiques afin de combler les besoins de base de la population, en particulier ceux des enfants. Depuis 2016, l’instabilité politique, la persistance des conflits à l’est et la chute des prix des matières premières sur les marchés mondiaux ont été des facteurs aggravants.

La RDC est l’un des plus de 190 pays et territoires du monde où l’UNICEF s’efforce de surmonter les obstacles que la pauvreté, la violence, la maladie et la discrimination placent sur le chemin de l’enfant.

2. Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF en RDC?

Objet du poste

Sous la supervision et l’orientation du superviseur, l’assistant administratif est chargé d’exécuter un large éventail de tâches administratives spécialisées et procédurales pour la section concernée, ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, des processus et des politiques administratives de l’UNICEF..

Vos principales tâches et responsabilités 

1. Approvisionnement

– Guider les gestionnaires dans le processus des APC/ASC conformément aux politiques et aux orientations émises par le FRG, la division de l’approvisionnement et le DHR.

– Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Il s’agit notamment de préparer et de classer les documents, de remplir les formulaires et les modèles nécessaires, de télécharger les termes de référence dans VISION et de prendre les dispositions logistiques qui s’imposent.

2. Communications et flux de travail

– Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.

– Gérer la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.

– Établir et maintenir les systèmes d’archivage et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques, et veiller à ce que les sites web inter/intra-net soient à jour et exacts.

3. Gestion de l’agenda, des réunions et de la correspondance

– Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser des réunions –

– Rédiger les procès-verbaux des réunions en veillant à l’exactitude, à l’attention portée aux détails et à la cohérence.

4. Soutien et taches administratifs

– Il soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires, en s’engageant auprès des animateurs, des traiteurs et des hôtes.

– Organise les horaires en se mettant en rapport avec les participants pour connaître leurs disponibilités.

– Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section en ce qui concerne les coûts et les besoins.

– Préparer des documents d’information pour les participants et télécharger les documents préparés sur l’intranet.

– Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

5. Trésorerie et gestion des liquidités

– Fournir une assistance aux membres du personnel de la section en ce qui concerne l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation.

– Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matière de voyages afin que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.

– Informer/désinformer les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.

 – Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux voyages du personnel.

6. Traitement des factures

– Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation, puis traitement dans VISION.

– Il télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.

Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements.

7. Traitement des factures

– Soutien à la gestion des fournitures administratives et des équipements de bureau, et mise à jour de l’inventaire des articles.

– Il contrôle et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures.

– Veille à ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes de l’organisation.

8. Présence

– Maintenir et mettre à jour un système permettant de contrôler les absences du personnel.

3. Pour se qualifier comme un champion pour chaque enfant, vous devez :

Qualifications et compétences requises :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail;

• Un minimum de 6 ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis;

• La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations unies (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer….

Les valeurs de l’UNICEF que sont la bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITAS) et les compétences de base en communication, travail avec les gens et recherche de résultats.

Consultez notre référentiel de compétences sur : http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

L’UNICEF a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Remarques:

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.