Coordinateur.trice des Services Supports – 3 mois

La Fondation Hirondelle recrute

UN/E COORDINATEUR/TRICE DES SERVICES SUPPORTS AU TCHAD

(Administration, Finance, Comptabilité, RH et Logistique)

Poste expatrié ou national courte durée (3 mois) – à 100% – 1 poste basé à N’Djamena, Tchad

La Fondation Hirondelle est une organisation suisse à but non lucratif qui fournit de l’information à des populations en contextes fragiles, pour leur permettre d’agir dans leur vie quotidienne et citoyenne. Créée en 1995 et basée à Lausanne, la Fondation Hirondelle est actuellement active dans 10 pays sur 3 continents.

Dans le cadre du lancement de son nouveau projet au Tchad, elle recherche actuellement un/e coordinateur/rice des services supports qui permettra la mise en place de la nouvelle structure.

Mission :

Dans le respect des procédures définies et du budget alloué, le/la coordinateur/trice des services supports (CSS) est responsable de la gestion financière, de la gestion administrative des ressources humaines, de la logistique et des infrastructures. Il/elle assure le recrutement et le management de l’équipe des supports de la mission Tchad. Il/elle contribue au développement des outils administratifs et à la création des procédures pour ce nouveau projet. Il/elle soutient la Direction et les autres responsables de services dans la mise en œuvre des activités de la Fondation Hirondelle au Tchad.

Principales activités :

Finances et Comptabilité : vous assurez la bonne gestion et l’animation budgétaire au niveau de la mission, la supervision de la tenue des comptes de l’opération et la gestion optimale de la trésorerie. Vous participez également à l’élaboration des documents cadre adapté au contexte

Ressources Humaines : vous mettez en œuvre et assurez les procédures de gestion individuelle et collective. Vous maintenez un contact régulier avec les organismes sociaux et les institutions de contrôle ainsi qu’avec les représentants du personnel. Vous participez à la réflexion sur les nouveaux outils RH et à leur mise en place.

Equipe d’une dizaine de personnes. Vous préparez les documents de payroll pour permettre le suivi des charges sociales/patronales ainsi que le paiement des salaires des staffs locaux. Vous participez également à la validation du règlement du personnel et tout autre document RH. Vous coordonnez également les on-boardings des nouveaux staffs.

Administration : Vous élaborez et optimisez les outils et procédures liés au bon fonctionnement des services. Vous veillez au suivi de l’application de la législation locale, des procédures internes ainsi que celles des bailleurs de fond. Vous veillez à maintenir une bonne relation avec les administrations du pays.

Logistique et Achats : Vous êtes garants du strict respect des procédures d’achat**.** Vous assurez la sécurité, la gestion et la maintenance de l’ensemble des installations de la structure. Vous assurez la mise en place et le suivi des grands travaux d’aménagement et d’agencement.

Votre profil :

Vous avez une expérience professionnelle d’au moins 4 ans dans un poste similaire. Votre contribution à l’ouverture d’un bureau d’ONG / lancement d’un nouveau projet serait un avantage. Vous avez une bonne connaissance de l’outil informatique et plus particulièrement d’Excel et des progiciels comptables courants. Vous connaissez les règles de gestion imposées par les bailleurs de fonds et en particulier l’Union Européenne. Vous aimez travailler dans une équipe multidisciplinaire. Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit. Vous êtes expérimenté dans l’encadrement du personnel. Vous travaillez en toute autonomie, vous êtes reconnu pour votre intégrité, votre rigueur, votre précision, votre esprit d’analyse et de synthèse. Vous disposez de facilités relationnelles, de capacités organisationnelles et d’un bon sens des priorités.