Coordinateur.trice fonctions Supports – Burundi/Gabon

À PROPOS DE BSF

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.

CONTEXTE DU POSTE 

Après 17 ans d’actions, Bibliothèques Sans Frontières opère un changement d’échelle pour répondre à l’urgence : notre objectif est de tripler notre volume opérationnel d’ici 2030, pour transformer la vie de 3 millions de personnes grâce à nos projets. Bibliothèques Sans Frontières a aussi pour ambition de devenir un acteur de référence dans l’invention et la diffusion à l’échelle mondiale d’instruments de politiques éducatives et sociales efficaces, à un moment où ces dernières n’ont jamais été aussi nécessaires.

L’un des éléments-clé de cette stratégie appelée « Horizon 2030 », repose sur le renforcement de la présence et l’action de Bibliothèques Sans Frontières au plus près de ses bénéficiaires et de ses partenaires.

BSF est bien établie au Burundi avec un bureau pays à Bujumbura et une présence dans tout le pays. Au Gabon, un projet est en cours de mise en œuvre et géré par les équipes du Burundi.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

Le/la Coordinateur-trice Fonctions Support est placé sous l’autorité hiérarchique du Représentant Pays Burundi/Gabon et travaille en lien étroit avec le Coordinateur des programmes.

Il/elle travaille également en lien très étroit avec les départements admin/financier, RH et logistique au siège.

Il/elle encadre le personnel en charge de la gestion administrative, financière, RH et logistique basé au Burundi.

MISSIONS PRINCIPALES

Garantir une gestion rigoureuse des RH, de l’administration, des finances et de la logistique dans le respect des législations nationales, des politiques et procédures en vigueur de BSF et des procédures bailleurs.

1.Finance et administration

• Garantir le respect des législations nationales et des procédures BSF et bailleurs ;
• Appuyer le Représentant Pays dans la définition de sa stratégie financière afin de garantir la stabilité financière des pays ;
• Etablir les budgets et documents administratifs liés aux projets ;
• Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département admin-fin du siège ;
• Suivre et analyser l’affectation des coûts ;
• Garantir la bonne tenue des comptabilités des pays ;
• Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration des comptabilités des pays ;
• Superviser la trésorerie et veiller au bon approvisionnement du compte et des caisses ;
• Superviser la gestion des caisses et coffres et veiller à la sécurité des fonds et des transferts de fonds ;
• Préparer et accompagner les audits en lien avec le département administratif et financier au siège ;
• S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs.

2. Ressources humaines

• Veiller à l’application des politiques RH définies par l’association et contribuer à leur amélioration continue ;
• Centraliser les données liées à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salaires ;
• Assurer une veille juridique ;
• Superviser les recrutements et l’intégration des nouvelles recrues ;
• Coordonner le renforcement des capacités du personnel ;
• Être à l’écoute des problématiques remontées par les équipes et garantir des conditions de travail satisfaisantes.

3.Logistique

• Assurer l’interface avec le service achat et expéditions du siège : rédaction et archivage des demandes et ordres d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions ;
• Garantir le respect des procédures d’achat et des seuils de validation ;
• Gestion et suivi des appels d’offres locaux, (appel à manifestation d’intérêt) ;
• Superviser et optimiser les pratiques logistiques et les procédures des différents pays ;
• Superviser le parc équipement (y compris les outils de communication) et la gestion des stocks ;
• Superviser le parc auto et la mise en place de log books/consommation carburant ;
• Former les équipes aux procédures logistiques ;
• Appuyer les missions sur l’analyse de contexte et la mise en place d’outils de veille pour optimiser la gestion de la sécurité, en lien avec le Représentant pays et le siège.

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