Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
Onsite
Madagascar
12 months
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1
assignment(s)

Open recruitment (advertised)

Advertisement end date:26/01/2024

General
Description of assignment title
Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Assignment country
Madagascar

Expected start date
02/02/2024

Sustainable Development Goal
17. Partnerships for the goals

Volunteer category
National UN Youth Volunteer

Host entity
PNUD Madagascar

Type
Onsite

Expected end date
31/01/2025

Number of assignments
1

Duty stations
Antananarivo

Details
Mission and objectives
En tant qu’agence principale des Nations Unies pour le développement, le PNUD est bien placé pour contribuer à la réalisation des ODD dans le cadre de nos activités dans quelque 170 pays et territoires.

Nous aidons les pays à atteindre les ODD par le biais de solutions intégrées. Les défis complexes auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui – de la lutte contre les inégalités à la prévention des conflits – ne peuvent être résolus de manière isolée. Cela signifie aussi trouver des solutions qui répondent aux réalités quotidiennes des populations.

Nos antécédents de travail dans la réalisation des Objectifs nous apportent une expérience précieuse et une expertise reconnue en matière de politiques nous permettant d’atteindre tous les objectifs fixés dans les objectifs de développement durable d’ici 2030. Mais nous ne pouvons le faire seuls.

La réalisation des objectifs de développement durable nécessite le partenariat des gouvernements, du secteur privé, de la société civile et des citoyens, afin de garantir la création d’une planète meilleure pour les générations futures.

Context
Les sécheresses sont l’un des principaux risques affectant non seulement le sud de Madagascar, mais également l’ensemble des régions du pays. Certes ce problème récurrent a été mis en exergue avec une sécheresse particulièrement accrue en 2020 et 2021, mais les autorités et acteurs locaux dans le Nord et l’Est ont également alerté sur une fréquence et une intensité de plus en plus importante dans leurs régions également. Dans ce de sens, le projet « Opérationnalisation du Système d’Alerte Précoce (SAP) et des Actions Anticipatoires (AA) dans le Grand Sud pour une anticipation du risque de sécheresse et une résilience accrue des populations et des institutions de Madagascar » est une nécessité de plus en plus visible car les populations et les institutions ont besoin d’outils opérationnels leur permettant non seulement de mieux se préparer à l’occurrence d’une telle catastrophe, mais également de mieux anticiper les impacts et effets en cascade sur les secteurs et les systèmes. Un SAP multi-sectoriel permettrait ainsi de mieux comprendre et anticiper la complexité de ces phénomènes, non seulement avant leur occurrence, mais également tout au long de la période de sécheresse.
Les régions du sud de Madagascar ont la plus faible couverture en eau du pays et subissent les impacts majeurs du changement climatique. L’augmentation de la fréquence et de l’intensité des sécheresses en est une conséquence importante. La faiblesse des précipitations depuis 2013 et le contexte de pauvreté et de vulnérabilité des populations dans le Grand Sud avaient précipité la région dans une situation extrêmement préoccupante ayant nécessité une intervention massive.

Comme relevé dans le récent rapport spécial sur la sécheresse GAR (UNDRR, 2021), ce type de risque est complexe et systémique avec des interactions dynamiques avec les systèmes socio-économiques et technologiques qui favorisent le passage d’un aléa à une catastrophe.
Or, à ce jour, il n’existe pas à Madagascar de système national de surveillance de la sécheresse permettant d’estimer les risques et de fournir des informations aux parties prenantes pour le déclenchement d’Actions Anticipatoires (AA) coordonnées et clairement défini à travers un cadre et des mécanismes solides.

Dans ce contexte, les agences des Nations Unies, PAM, UNICEF, FAO et PNUD ont obtenu un financement de la part de la Direction Générale de ECHO pour Opérationnaliser le Système d’Alerte Précoce (SAP) et des Actions Anticipatoires (AA) dans le Grand Sud pour une anticipation du risque de sécheresse et une résilience accrue des populations et des institutions de Madagascar. Pour la mise en oeuvre de ce projet, des acquisitions d’équipements informatiques sont prévus pour renforcer la capacité technique du BNGRC dans la gestion du système d’alerte il en est ainsi pour l’équipe technique chargé de gérer de la coordination du projet. Afin d’appuyer la gestion administrative et financière de ce projet, l’affectation d’une personne qualifiée, pouvant répondre aux attentes du projet est requise. C’est dans ce cadre que le projet procède au recrutement d’un(e) volontaire des nations unies Jeune « Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) » qui sera basé(e) à Antananarivo.

Task description
Sous la supervision directe du chef de projet SAP_ECHO, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

Gestion financière :

Participer à l’élaboration des plans de travail (annuel, opérationnel etc.)
Élaborer et faire le suivi du budget / réalisation du projet
Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en oeuvre nationale ;
Gérer les trésoreries rattachant aux frais de mission des partenaires (paiement d’indemnités)
Préparer et classer les pièces justificatives et documents financiers
Préparer et suivre les dossiers, d’engagement des dépenses relatives aux activités
Établir les états financiers (mission, activités etc.)
Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet ;
Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

Gestion administrative :
Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables
Suivre les dossiers d’acquisitions des biens et des services
Appuyer les services opérationnels du PNUD dans la passation de marché, préparation des voyages et paiement des factures des prestataires
Appuyer le chef de projet dans le suivi des activités d’évaluation du programme.
Préparer les documents nécessaires pour les missions des staffs du projet
Préparer les documents nécessaires au travail d’audit et faire en sorte que les recommandations d’audit soient respectées
Prendre les notes lors de réunions de projet et rédiger les correspondances au besoin.
Préparer les missions de spotcheck et audit du projet
Suivre la gestion administrative et financière des subventions allouées aux ONG et Associations partenaires

Gestion logistique :
Appuyer le projet à l’organisation des ateliers- évènements et toutes les réunions.
Appuyer le projet à l’organisation des voyages
Appuyer le projet à la gestion des patrimoines et mobiliers
Mettre à jour l’inventaire des « assets » ;
Soutenir l’achat de biens et services, suivre l’émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d’un registre des actifs ;
Entreprendre d’autres taches exigées par le projet suivant les compétences de l’AAF.

En plus de ce qui précède, le/la volontaire VNUN est encouragé à :
Renforcer ses connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le Programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du Programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée Internationale de Volontaires (JIV), le 5 décembre.
Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du Programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
Contribuer au Programme d’accueil des volontaires VNU nouvellement arrivés dans le pays d’affectation.
Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations d’utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Eligibility criteria
Age
18 – 26

Nationality
Candidate must be a national or legal resident of the country of assignment.

Requirements
Required experience
No experience required

Area(s) of expertise
Economics and finance, Development programmes

Driving license
–

Languages
Malagasy, Level: Fluent, Required
English, Level: Fluent, Required

Required education level
Bachelor degree or equivalent in Gestion, Finance, Comptabilité ou domaine équivalent

Competencies and values
a) Gestion des connaissances et de l’apprentissage:
Compétence dans le domaine de la gestion financière, administrative et logistique d’un projet ;
Connaissance sur les outils de travail bureautique de niveau intermédiaire ou avancé (word, excel, powerpoint, outlook,…)
Prêt à améliorer son développement personnel et ses capacités dans un ou plusieurs des domaines de pratiques adoptés par le PNUD, et agit de manière à acquérir de nouvelles compétences ;
Esprit volontariat.

b) Efficacité opérationnelle et développement:
Capacité de mener la planification, la gestion des résultats et l’élaboration de rapports ;
Capacité à travailler sous pression et à gérer des deadlines ;
Excellentes capacités en communication interpersonnelle et en négociation ;
Aisance dans la communication écrite et orale ;
Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.
Excellente capacité d’analyse et de rédaction de notes de synthèse

c) Management and Leadership:
Grand sens de l’adaptation, diplomatie, confiance en soi ;
Capable de développer de solide relation avec les clients du projet et autres parties prenantes externes ;
Démontre une ouverture au changement et une habileté à gérer les situations complexes et/ou urgentes ;
Capacité de dialogue et de négociation.

Other information
Living conditions and remarks
Apte à vivre en milieu rural dans des conditions difficiles et avec de nombreux déplacements sur le terrain.

Inclusivity statement
United Nations Volunteers is an equal opportunity programme that welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, care protected characteristics. As part of their adherence to the values of UNV, all UN Volunteers commit themselves to combat any form of discrimination, and to promoting respect for human rights and individual dignity, without distinction of a person’s race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Note on Covid-19 vaccination requirements
Selected candidates for certain occupational groups may be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid-19) in line with the applicable host entity policy