Coordinateur/rice des programmes de l’École de langues (EdL)/Coordinator, Programs, Ecole de Langues (EdL)

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position / Position Type – Full-time Operating Continuing

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l’Université de l’Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta  (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d’avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l’adresse suivante Bénéfices des employés .

L’organisation :  Campus Saint-Jean de l’Université de l’Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l’une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l’Université de l’Alberta. C’est un lieu de culture diversifiée et d’inclusion. Un lieu de recherche et d’enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d’enseignants, d’acteurs, de leaders, d’entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l’économie du savoir et qui répondront à l’appel des grands défis mondiaux.

Le poste : Coordinateur/rice des programmes de l’École de langues (EdL)

Le coordinateur/rice des programmes de l’École de langues (EdL) coordonne et aide à la planification, à la mise en œuvre et à la supervision continue de tous les programmes offerts par l’EdL. Le titulaire travaille de manière indépendante et en collaboration et dirige des projets, rédige divers documents et rapports, et effectue des recherches pour aider à la prise de décision en matière de programmes.

Les tâches du poste incluent :

Coordination, supervision, stratégie, relations, affaires

• Élabore et mets en œuvre des plans qui répondent aux besoins des clients et génèrent des revenus.
• Diriger les activités d’engagement d’EdL en travaillant en collaboration avec le personnel des relations extérieures de CSJ.
• Élaborer des propositions de marketing qui identifient les programmes nécessaires, les prix appropriés, la promotion et la livraison. Ce travail dépend de la recherche et du suivi des tendances de l’industrie qui peuvent influencer la programmation, les clients et les revenus.
• Développer et entretenir des relations, soutenir des relations permanentes avec les programmes pertinents au niveau des collèges afin d’identifier des possibilités de travail mutuellement bénéfiques dans le cadre de la mise en œuvre des programmes d’EdL.
• Vérifier, examiner et assurer l’exactitude de l’attribution des cours, des syllabus et des calendriers.
• Travailler en collaboration avec CSJ pour s’assurer que les installations, la technologie et l’équipement sont en place pour l’offre de cours.
• Participe activement au processus de planification stratégique de l’EDL (vision, mission, valeurs et orientations).
• Soutenir le comité de planification des programmes de l’EDL, rédiger et aider à la rédaction des documents de gouvernance.
• Examine les dossiers des instructeurs potentiels pour s’assurer que le personnel enseignant est formé et certifié conformément aux exigences de l’industrie.
• Embauche et supervise le personnel non académique, les correcteurs, les tuteurs, les mentors et d’autres personnes selon les besoins.

Soutien opérationnel et administratif

• Élaborer des budgets. Veiller à ce que les dossiers financiers soient à jour, exacts et conformes aux politiques et pratiques financières de l’université.
• Surveiller la croissance du programme et les ratios financiers qui démontrent la durabilité et la rentabilité du programme.
• Créer des supports de communication pour recruter des experts en la matière respectés. Préparer des contrats pour les animateurs et les instructeurs.
• Fournir un service de qualité aux clients, en les aidant dans le processus d’inscription et en répondant à leurs questions. Les activités peuvent inclure :
  • Envoyer des courriels de bienvenue et des informations sur les cours aux participants au programme.
  • Répondre aux demandes des participants de manière professionnelle et courtoise.
  • Résoudre les problèmes liés au matériel, aux exigences du programme et à la logistique.
  • Assurer le suivi des participants en ce qui concerne les évaluations et les certificats d’achèvement.
  • Traite les inscriptions et les annulations pour les étudiants.
  • Faciliter la perception des frais en fournissant des informations aux personnes inscrites.
  • Générer divers rapports statistiques détaillant les inscriptions, les crédits obtenus, les taux d’achèvement et d’autres domaines selon les besoins.
  • Organise les cours. Mettre à jour et conserver des descriptions et des informations précises sur les programmes.
  • Assurer le soutien des cours sur place, soit en personne, soit par l’intermédiaire d’autres membres du personnel.

À noter : Le titulaire de ce poste est le principal remplaçant du coordonnateur/rice du Centre collégial de l’Alberta et peut être appelé à couvrir ce poste jusqu’à 25 % du temps.

Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de premier cycle axé sur l’éducation, l’apprentissage et le développement, ou tout autre domaine pertinent.
• Excellence démontrée dans les relations interpersonnelles
• Excellente connaissance des méthodes d’enseignement en ligne, à distance et en classe pour diverses clientèles (adultes, Franco-Albertains, nouveaux arrivants, industries, etc.
• Connaissance des processus administratifs et de gouvernance de l’Université de l’Alberta
• Bonne compréhension des défis de l’enseignement en milieu minoritaire et des besoins de formation de la communauté franco-albertaine
• Capacité à travailler en collaboration et à établir des liens durables et authentiques avec la communauté
• Excellentes compétences en rédaction de projets et de plans d’affaires (réponse aux appels d’offres, identification des objectifs, plans d’action, rapports narratifs et financiers, énonciation et suivi des indicateurs de succès (atteinte des résultats), organisation, planification, mise en œuvre et gestion de projets, etc.)
• Capacité d’intervention et de négociation auprès de divers partenaires (organismes communautaires, milieux d’affaires, ministères, etc.)
• Sens de l’entrepreneuriat, autonomie et capacité à saisir les opportunités
• Capacité à répondre à diverses demandes, à respecter les échéances, à être efficace et diligent
• Expérience des programmes de gestion de l’apprentissage, d’inscription et de paiement (Eventbrite, les bases de données, etc.) est un atout.
• Maîtrise des applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes aptitudes à la communication en anglais et en français (à l’oral et à l’écrit)
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération.Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

À l’Université de l’Alberta, nous nous engageons à créer un processus d’embauche inclusif et accessible pour tous les candidats. Si vous avez besoin d’aménagements pour participer au processus d’entretien, veuillez nous en informer au moment de la réservation de votre entretien et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins

 L’Université de l’Alberta s’engage à embaucher de manière équitable une main-d’œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les candidatures des femmes, des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des membres des groupes minoritaires visibles, des personnes handicapées, des personnes de toutes les orientation sexuelle ou identités et expressions du genre, et de tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l’université.

 *** En Anglais/In English***

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits

The organization:  Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada’s dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world’s great challenges.

The position:  Coordinator, Programs, Ecole de Langues (EdL)

The Coordinator, Programs, Ecole de Langues (EdL) coordinates and assists with the planning, implementation and ongoing oversight of all programs offered by the EdL. The incumbent works independently and collaboratively and leads projects, writes various documents and reports, and conducts research to assist with program decision making.

Select duties include:

Coordination, Supervision, Strategy, Relationships, Business

• Develops and implements plans that meet client needs and generate revenue.
• Leads EdL engagement activities working collaboratively with CSJ external relations staff.
• Develops marketing proposals that identify necessary programs, appropriate pricing, promotion and delivery. This work is dependent on researching and monitoring industry trends that may influence programming, clients, and revenue.
• Develops and nurtures relationships, supports ongoing relationships with relevant college level programs to identify opportunities for mutually beneficial working opportunities in the delivery of EdL programs.
• Verifies, reviews and ensures accuracy in assignments of courses, syllabi, and schedules.
• Works collaboratively with CSJ to ensure facilities, technology, and equipment are in place for course offerings.
• Actively participates in the EDL’s strategic planning process (vision, mission, values and directions).
• Supports the EDL program planning committee, drafts and assists with the drafting of governance documents.
• Reviews potential instructor dossiers to ensure teaching staff are trained and certified in accordance with industry requirements.
• Hires and supervises non-academic staff, markers, tutors, mentors and other as necessary.

Operational and Administrative Support

• Drafts budgets. Ensures financial records are up-to-date, accurate and reflect adherence to university financial policies and practices.
• Monitors program growth and financial ratios that demonstrate program sustainability and profitability.
• Creates communications materials to recruit respected subject matter experts. Prepares contracts for facilitators and instructors.
• Provides quality customer service to clients, helping with the registration process and answering inquiries. Activities may include:
  • Sends out welcome emails and course information to program participants.
  • Responds to participant inquiries in a professional and courteous manner.
  • Resolves issues related to materials, program requirements, logistics.
  • Follow ups with participants regarding evaluations and certificates of completion.
  • Processes registrations and cancellations for students.
  • Facilitates the collection of fees through the provision of information to enrollees.
  • Generate various statistical reports detailing registrations, credits earned, completion rates, and other areas as needed.
  • Schedules classes. Updates and maintains accurate program descriptions and information.
  • Supports in-person courses on-site either in-person or through the provision of other staff.

Note: This position is the main cover-off for the Coordinator, Programs, Centre collegial de l’Alberta and may be required to provide coverage to this position up to 25% of the time.

Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• Undergraduate degree with a focus on education, learning and development, or other relevant area
• Demonstrated excellence in interpersonal relationships
• Excellent knowledge of online, distance and classroom teaching methods for various clienteles (adults, Franco-Albertans, newcomers, industries, etc.) is an asset
• Knowledge of the administrative and governance processes of the University of Alberta
• Good understanding of the challenges of teaching in a minority environment and of the training needs for the Franco-Albertan community
• Ability to work collaboratively and build lasting and authentic links with the community
• Excellent skills in writing projects and business plans (response to calls for tenders, identification of objectives, action plans, narrative and financial reports, enunciation and monitoring of success indicators (achievement of results), organization, planning, implementation and management of projects, etc.)
• Ability to intervene and negotiate with various partners (community organizations, business community, departments, etc.)
• Sense of entrepreneurship, autonomy and ability to seize opportunities
• Ability to respond to various requests, meet deadlines efficiently and diligently
• Experience with learning management/enrollment/payment programs (Eventbrite, databases, etc.) is an asset
• Intermediate to Advanced MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Excellent communication skills in both English and French (oral and written)
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered.Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.  Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

The University of Alberta is committed to an equitable, diverse, and inclusive workforce. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women; First Nations, Métis and Inuit persons; members of visible minority groups; persons with disabilities; persons of any sexual orientation or gender identity and expression; and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

Note: Online applications are accepted until midnight Mountain Standard Time of the closing date.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.