Finance Coordinator

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire provoquée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ourure Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’étend désormais à la gestion de dix camps à l’est et d’un camp à l’ouest, avec une assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, de nutrition et d’eau, d’hygiène et d’assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. IRC travaille actuellement dans trois districts sanitaires, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. L’IRC met en œuvre des projets d’assistance dans les domaines de la santé, de la nutrition ainsi que de la protection et de la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en matière de santé, de nutrition et de protection/VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, notamment les femmes et les filles. IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques/ministères de tutelle dans des domaines clés afin que les actions de l’IRC soient intégrées dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Aperçu du poste :

Le Coordonnateur Financier Budgétisation, le Reporting et d’autre part dans la gestion du département financier, incluant le Contrôle interne, le contrôle de gestion, la formation et la gestion du personnel, l’audit et la Conformité, etc.…

Principales responsabilités

Le coordonnateur financier a la responsabilité globale de la politique et de la gestion des fonctions financières et comptables du programme de pays. Les responsabilités du coordonnateur financier comprennent le contrôle général, la formation du personnel, la gestion des partenariats, la trésorerie et les fonctions budgétaires.

Contrôle

• Coordonner les activités et les calendriers du service financier pour répondre aux exigences et aux délais de reporting financier spécifiés par New York et les donateurs. (Rapports des donateurs et rapport de fin de mois). Assurez-vous que tous les journaux de fin de mois requis sont publiés.
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et les programmes pour garantir que la gestion des partenaires est conforme au manuel des PEER (sélection, renforcement des capacités, reporting, suivi et vérifications et groupe de travail, etc.)
• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur des subventions et le coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement, identifier les exigences et développer des formats de rapport et de suivi pour faciliter la gestion des opérations nationales et des dépenses de subventions.
• Fournit à la direction du pays et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget et une analyse de toutes les subventions et fonds non affectés.
• Veiller à ce que les rapprochements mensuels des bilans soient effectués en temps opportun et que ces rapprochements finaux et balances de vérification soient examinés avec le coordonnateur financier principal.
• Surveille de près toutes les activités financières et tient le coordonnateur principal des finances informé de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière.
• Préparer et diriger la préparation des rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles et assurer l’examen de ces rapports par le directeur adjoint des finances et le contrôleur régional avant leur soumission.
• Développe, planifie et exécute ou supervise l’achèvement des audits de contrôle interne du pays et lance les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne.
• Supervise la protection des actifs du pays (trésorerie, stocks, NEP) par l’application de politiques et procédures de contrôle interne et de contrôles ponctuels.
• Maintient une connaissance actuelle des exigences du gouvernement local liées aux questions financières et garantit le respect des réglementations fiscales et autres exigences légales via la paie et tous les autres paiements.

Comptes à payer

• Effectuer un examen financier des demandes d’achat (PR) en garantissant l’exactitude du codage et la disponibilité des fonds.
• Effectuer l’examen financier de l’analyse des offres et d’autres documents d’approvisionnement ; pour assurer la conformité aux politiques et procédures de l’IRC ainsi qu’aux réglementations des donateurs.
• Effectuer l’examen financier des demandes de paiement ; garantir l’adéquation des pièces justificatives et le respect des politiques et procédures de l’IRC.
• Effectuer un examen financier des autorisations de voyage et des avances en garantissant le respect des politiques et procédures de l’IRC.

Formation et gestion du personnel

• Élabore et met en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d’assurer le développement du personnel et de minimiser l’exposition de l’IRC lorsque le personnel est absent ou part.
• Maintient les descriptions de poste à jour pour tous les postes au sein du groupe des finances.
• Veiller à ce que des évaluations de performance complètes et constructives soient effectuées en temps opportun et faciliter la discussion sur les performances et les options de carrière avec tout le personnel financier du pays.
• Supervise la formation et le soutien technique au personnel du programme de pays, de la logistique et du personnel administratif pour améliorer les compétences dans les domaines de la comptabilité, du reporting et du contrôle interne.

Trésorerie

• Examiner les contrôles internes et les processus de décaissement pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et des comptes bancaires.
• Examiner les mesures de protection pour les espèces et les chèques conservés au bureau ; assurer un accès contrôlé, une sécurité et une sûreté.
• Assurez-vous que les espèces reçues, y compris les transferts de fonds entrants, sont reçus et enregistrés avec précision.
• Effectuer des décomptes de trésorerie et des rapprochements bihebdomadaires et mensuels ; régler les éventuelles différences.
• Examiner les projections de trésorerie soumises par le bureau de terrain et assurer le transfert de fonds en temps opportun vers le terrain.
• Supervise toutes les relations bancaires et les activités des comptes bancaires du bureau de pays, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change.
• Conformément à la politique de l’IRC, il établit des politiques nationales concernant les limites de détention de liquidités, les mouvements de trésorerie et les avoirs en devises.
• Supervise la préparation, l’examen et l’approbation en temps opportun de tous les rapprochements mensuels de comptes bancaires et de trésorerie pour tous les sites et informe immédiatement le coordonnateur principal des finances de toute différence.
• Établit les politiques nationales sur les paiements anticipés, les conditions de crédit et l’utilisation des instruments de paiement bancaire.
• Conçoit, met en œuvre et surveille les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base actuelle des prévisions précises des besoins de trésorerie pour répondre aux dépenses futures, y compris les engagements pris et qui obligent l’IRC à effectuer des dépenses futures.
• Conseiller le coordonnateur financier principal sur les demandes de transfert de fonds vers New York et garantir que les demandes de transfert de fonds des bureaux extérieurs sont traitées à temps et que les soldes appropriés sont maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions.
• Assure l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan visant à minimiser l’exposition du pays aux gains et aux pertes de change.
• Assister le coordonnateur financier principal dans la supervision et le recouvrement des créances contractuelles et autres.

Budget

• Aide à la préparation et à la révision des propositions et des budgets de programmes et de subventions.
• Aide à la préparation et à la tenue du budget de fonctionnement du pays ; y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les gestionnaires de programme à formuler des budgets.
• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l’IRC, élabore le budget « Opérations sur le terrain/frais généraux » et suit la méthodologie d’allocation des frais généraux aux budgets de subventions pour couvrir les besoins opérationnels des programmes.
• Travailler avec le personnel du programme pour préparer des budgets de subventions afin de soutenir les réalignements afin d’assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de New York.
• Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget pour garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et fournir des recommandations de réalignements si nécessaire.
• Assurer la surveillance des dépenses actives de subventions par rapport au budget pour garantir que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont minimisés.
• Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc.
• Participer aux réunions d’ouverture/d’examen des subventions et aux réunions mensuelles d’examen du BVA.
• Effectuer le suivi et fournir des commentaires au personnel des opérations et du programme sur les points d’action des réunions précédentes de BVA et proposer des journaux d’ajustement requis pour tous les rapports BVA et financiers conformément aux réglementations des donateurs.
• S’assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer l’écart et les domaines d’amélioration.

Rapports des donateurs

• Préparation et consolidation des rapports financiers sur les subventions et soumission à l’examen du coordinateur financier principal.
• Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels pour identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité.
• Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité de la communication des données. Informer régulièrement le coordonnateur financier principal des problèmes à résoudre dans les rapports financiers des partenaires.
• Veiller à la soumission en temps opportun des rapports financiers, y compris sur les actifs, et à ce que toutes les dates limites soient communiquées aux donateurs en temps opportun.
• Assurer la liaison proactive avec le chef de projet ou le coordonnateur du budget/donateur si les délais ne peuvent être respectés.

Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement global du service des finances en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.
• Contribuer à l’amélioration globale du système financier et comptable de l’IRC Tchad en fournissant des recommandations au superviseur pour examen sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés.
• Planifier et coordonner les réunions financières hebdomadaires, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les procès-verbaux et les actions auprès du personnel financier.
• Fournir un soutien aux défis et l’assistance nécessaire pour gérer la tâche hebdomadaire du service financier à partir des réunions.
• Coordonne la communication entre les subventions IRC, le programme et les sous-bénéficiaires
• En collaboration avec l’unité de subvention/le chef de projet, organiser une réunion régulière de coordination des partenaires.
• Documenter et partager les procès-verbaux des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi avec les partenaires des points d’action convenus lors de la réunion de coordination.
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l’intégration du programme à travers la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires
• Contribuer au travail d’équipe et au jeu d’équipe.
• Intervenez pour remplacer l’un des directeurs adjoints, Finances

Minimum Qualifications:

Éducation

• Baccalauréat ou maîtrise en comptabilité, commerce ou études commerciales.
• Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire

Expérience

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un service financier très actif au sein d’une ONG internationale.
• Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, ERP (Integra préférable).

Compétences et aptitudes

• Capable de travailler avec une supervision limitée, d’être flexible et à l’aise dans une main-d’œuvre multiculturelle
• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d’organiser les tâches simultanément et de prioriser le travail.
• Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook
• Doit être soucieux des détails
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Honnête, fiable et digne de confiance
• Maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits.
• Capacité à travailler sous pression.
•  Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Disposé à adhérer et à appliquer les règles IRC.
• Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante.
• Connaissance approfondie du droit du travail tchadien.

Normes de conduite professionnelle : L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Il s’agit de l’intégrité, du service, de la responsabilité et de l’égalité et, conformément à ces valeurs, l’IRC applique et fait respecter les politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, à la protection des enfants, à la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l’intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : L’IRC s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d’autres avantages et allocations de soutien.

L’IRC est un employeur soucieux de l’égalité des chances. L’IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d’origine nationale, de religion, d’orientation sexuelle, d’âge, d’état civil, de statut d’ancien combattant ou de handicap