Supporter Services Executive für die EU (m/w/d)

Supporter Services Executive für die EU

Über die zu besetzende Position

Der oder die Verantwortliche für Supporter Services für die EU in Deutschland ist Teil eines globalen Teams für Unterstützerbetreuung und Spendenverarbeitung. Unser Team ist weltweit vertreten in England, Schottland, Deutschland, Italien, Kanada und Hongkong.

Wir sprechen mit Unterstützerinnen und Unterstützern aus verschiedenen Ländern und Kulturen. Allen gemeinsam ist jedoch das Engagement für die Arbeit, die wir tun, nämlich die am meisten gefährdeten Tiere Asiens zu retten, zu versorgen und ihnen eine Stimme zu geben.

Als Supporter Services Executive für die EU besteht Ihre Arbeit darin sicherzustellen, dass Zuwendungen unserer Spenderinnen und Spender in Europa sorgfältig verarbeitet werden und zeitnah ein Dankeschön erfolgt. Sie werden die Verarbeitung von Einnahmen aus anderen Märkten unterstützen und durch das übrige Team darin unterstützt werden.

Als Teil eines vielbeschäftigten, engagierten und qualifizierten weltweiten Teams werden Sie Spenden effizient und zeitnah verarbeiten sowie die Datenbasis für das Fundraising ständig pflegen und aktualisieren sowie dafür sorgen, dass die Daten angemessen und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften der Märkte, auf denen wir tätig sind, behandelt werden.

Sie werden die hauptverantwortliche Person für unsere deutschen Telefonkontakte und erster E-Mail-Kontakt für unsere europäischen Unterstützerinnen und Unterstützer sein. Sie arbeiten eng mit dem Team für Unterstützerbetreuung zusammen, um sicherzustellen, dass jede Interaktion von Unterstützerinnen oder Unterstützern mit unserer Organisation positiv verläuft und dass diese Menschen wissen, wie wichtig sie für unsere Mission sind.

Sie werden Unterstützerinnen und Unterstützern unsere Fortschritte vermitteln und dafür sorgen, dass wir jede Gelegenheit für eine positive Einbindung in unsere Arbeit nutzen. Dabei arbeiten Sie mit zahlreichen Menschen zusammen, sammeln effizient Informationen und stellen sie zur Verfügung und reagieren auf etwaige Anfragen und Situationen jeglicher Art.

Als Supporter Services Executive für die EU sind Sie Ansprechpartner für regionale Bankkonten und arbeiten eng mit dem Unternehmen zusammen, das regional für die Verarbeitung und Abwicklung von Spenden zuständig ist, um dafür zu sorgen, dass Zahlungsbetrieb und Bestätigung von Spenden rasch und effektiv erfolgen. Sie tragen dazu bei, Unterstützerinnen und Unterstützern von Anfang bis Ende eine reibungslose und erstklassige Erfahrung zu ermöglichen.

Sie sind gut organisiert, selbstmotiviert und beweisen ein hohes Maß an Genauigkeit, Konsistenz und Blick für Details, um sicherzustellen, dass Daten angemessen und in Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen der Märkte, auf denen wir tätig sind, behandelt werden. Je nach Verfügbarkeit können Sie in Ihrer Position auf die Unterstützung angeleiteter und beaufsichtigter ehrenamtlicher Kräfte zurückgreifen.

Unterstützerbetreuung und Kommunikation

• Sie sind erste Anlaufstelle bei Animals Asia für Unterstützerinnen und Unterstützer in Deutschland und Europa: Sie nehmen Telefonate an und antworten auf E-Mails und Briefe.

• Sie arbeiten mit einem weltweiten Team für Unterstützererlebnis zusammen, um sicherzustellen, dass Anfragen von Unterstützerinnen und Unterstützern auf höchstem Niveau behandelt werden und eine schnelle, effiziente und genaue Antwort in Übereinstimmung mit der Selbstdarstellung der Organisation und den globalen Statuten für Services erfolgt.

• Sie halten sich über die Aktionen innerhalb der Programme sowie Nachrichten innerhalb der Organisation auf dem Laufenden, sodass Sie wohlinformierte Mitteilungen an Unterstützerinnen und Unterstützer weitergeben und mit Anfragen souverän, effizient und konsistent umgehen können.

• Im Umgang mit schwierigen oder aufgeregten Unterstützerinnen und Unterstützern sind Sie einfühlsam und erfahren, Sie zeigen Empathie und bauen Vertrauen auf, während Sie zugleich die Interessen von Animals Asia im Blick behalten.

• Sie verwenden je nach Bedarf vereinbarte Briefmuster und eigens angepasste Antworten.

Koordination der Spendenverarbeitung und -abwicklung

• Sie arbeiten eng mit Kollegen des Teams für Spendenverarbeitung in Kanada, Hongkong und dem Vereinigten Königreich zusammen, um dafür zu sorgen, dass alle Zuwendungen europäischer Spenderinnen und Spender zeitnah und effizient bearbeitet werden.

• Sie halten mit externen Partnern wie etwa mit deutschen Unternehmen für die Bearbeitung und Abwicklung von Spenden Kontakt, um sicherzustellen, dass unsere Spendenbearbeitung auf dem höchsten und effizientesten Niveau erfolgt.

• Sie arbeiten mit internen Kollegen und externen Partnern zusammen, sodass Unterstützeranfragen effektiv behandelt und Bitten um Zusendung von Materialien rasch erfüllt werden können.

• Sie stellen Empfangsbestätigungen und Quittungen für alle Wege der Offline-Zahlung aus, darunter auch Jahresbescheinigungen für regelmäßige Spenderinnen und Spender.

• Sie verarbeiten alle Spenden und Ergebnisse von Fundraising online und offline.

• Sie verwalten wiederkehrende Spendenabläufe von Anfang bis Ende und sorgen dafür, dass Spenden zeitnah und mit genauer Kodierung verarbeitet werden, damit die Herkunft der Fundraising-Einnahmen nachvollziehbar ist.

• Bei Bedarf assistieren Sie bei der Prüfung und Einführung neuer Zahlungswege, um eine glatte und genaue Spendenverarbeitung zu gewährleisten.

• Sie entwickeln und pflegen ein gutes Verständnis für regional übliche Zahlungswege und -abläufe.

• Sie unterstützen das Finanzteam beim Abgleich von Spendendokumentationen und arbeiten mit ihm zusammen.

Verwaltung und Finanzwesen

• Sie sind Ansprechpartner im Umgang mit regionalen Bankkonten.

• Sie sorgen dafür, dass Anleitungen für Abläufe bei Veränderungen aktualisiert werden.

• Sie helfen gelegentlich bei der Organisation von Postsendungen.

• Sie kontaktieren Unterstützerinnen und Unterstützer von sich aus, um bei ausstehenden / unvollständigen Spenden und Informationen nachzuhaken.

Gesetze und Richtlinien

• Sie halten sich über die Datenschutzbestimmungen informiert (Vereinigtes Königreich und EU).

• Sie sorgen für umfassende Teilnahme an Fortbildungen, wenn diese angeboten werden.

• Sie sorgen dafür, dass alle Abläufe in Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen der betreffenden Länder, in denen wir tätig sind, sowie in Übereinstimmung mit Schulungsrichtlinien stattfinden.

Datenbankverwaltung

• Sie helfen dabei, Spendendokumentationen zu pflegen und Datenzuverlässigkeit zu gewährleisten.

• Sie nehmen neue Daten sorgfältig auf und korrigieren bestehende Daten in der Datenbank nach Kontakt mit Unterstützerinnen und Unterstützern in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Abläufen von Animals Asia.

• Sie sorgen dafür, dass der Kontakt mit Unterstützerinnen und Unterstützern sorgfältig und konsistent festgehalten wird.

• Sie sorgen dafür, dass Aufzeichnungen über wiederkehrende Spenden in der Fundraising-Datenbank klar und nachvollziehbar sind .

Unterstützung von Fundraising und des Wegs unserer Unterstützerinnen und Unterstützer

• Sie assistieren beim postalischen Austausch mit monatlichen Spenderinnen und Spendern im Vereinigten Königreich und der EU, einschließlich der Betreuung im ersten Jahr, Patenschafts-Updates über Bären, Kontaktaufnahme bei ausgefallenen Zeiten, Karten für „Geschenke für die Bären“ usw., um dafür zu sorgen, dass Spenderinnen und Spender eine gute Erfahrung machen und ganz allgemein länger bei uns bleiben.

• Sie assistieren bei der Ausgabe von Materialen zu Fundraisingzwecken an Unterstützerinnen und Unterstützer.

• Sie unterstützen das Team für Direktmarketing, um die Verweildauer zu erhöhen, indem Sie am Programm für die Verwaltung von Rückgängen mitarbeiten.

• Sie assistieren bei der Einholung und Verwaltung der „Gift-Aid“-Bescheinigungen im Vereinigten Königreich von den Spenderinnen und Spendern, um die Einnahmen durch Gift Aid zu erhöhen.

• Sie schulen und betreuen bei Bedarf ehrenamtliche Hilfskräfte.

Verschiedenes

• Sie werben in der Öffentlichkeit für AAF und treten für die Organisation ein.

• Sie nehmen aktiv an Teamtreffen teil.

• Sie achten im Umgang mit Unterstützerinnen und Unterstützern stets auf deren Interessen und die Interessen von Animals Asia, um positive, dauerhafte Beziehungen zu entwickeln und aufrechtzuerhalten.

Anforderungen

Erforderliche Qualifikationen, Kenntnisse & Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch mit umfassender Erfahrung auf dem Gebiet der Kommunikation mit zahlreichen unterschiedlichen Menschen.

• Nachgewiesene Erfahrungen im Kundenservice mit einer hohen Anzahl von Anfragen per Telefon und E-Mail bei ausgezeichneten interpersonellen Fähigkeiten und Umgangsformen am Telefon.

• Erfahrungen mit der Bearbeitung von Kundendatenbanken.

• Fähigkeit, Prozesse und Abläufe zu verstehen und zu optimieren.

• Nachgewiesene Organisations- und Zeitmanagementfähigeiten auf hohem Niveau, darunter die Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.

• Verständnis für die Arbeitsabläufe im Fundraising.

• Sorgfalt und ein ausgezeichneter Blick für Details.

• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv auf Herausforderungen zu reagieren und effektiv in einem Umfeld mit kleinen, diversen, vielbeschäftigten Teams mit zahlreichen Funktionen unter minimaler Supervision zu arbeiten.

• Hohes Selbstorganisationsniveau mit der Fähigkeit, verschiedene Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach zu ordnen und Abgabetermine einzuhalten.

• Gute Kenntnisse von Microsoft Office.

• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen vertraulich zu behandeln und Datenschutzbestimmungen zu beachten.

• Gute Kenntnisse im Umgang mit Blackbaud CRM – einer NFP-Datenbank – sind sehr von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich.

• Verständnis für Datenschutz (DSGVO/GDPR im Vereinigten Königreich und der EU).

• Verständnis für Themen des Tier- und Naturschutzes ist wünschenswert, doch nicht zwingend erforderlich.

Gewünschte persönliche Eigenschaften:

• Innovationsfreude, Flexibilität und Resilienz

• Stete Professionalität, Integrität und Diskretion .

• Ausgezeichneter Blick für Details.

• Gute Umgangsformen, Wortgewandtheit und Höflichkeit.

• Aufrichtige Freude an der Begegnung und am Umgang mit Menschen und dem Aufbau von Beziehungen.

• Ausgezeichnete Sozialkompetenzen mit einem ausgeprägten Sinn für Organisation und der Fähigkeit, mit zahlreichen unterschiedlichen Interessenvertretern Kontakt zu halten.

• Sinn für Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.

• Lösungsorientierte Einstellung mit einer kreativen Herangehensweise an Probleme und der Überzeugung, dass sie lösbar sind.

• Fähigkeit, Verantwortung und Führung zu übernehmen, bei gleichzeitiger ausgeprägter Teamfähigkeit.

• Fähigkeit, die Initiative zu ergreifen, allgemein gutes Auffassungsvermögen und diplomatisches Geschick.

• Rücksichtnahme und Taktgefühl.

• Ausgeprägtes Interesse an Tieren und am Tierschutz.

Voraussetzungen (unverzichtbar):

• Sie können effizient und effektiv ohne Unterbrechungen im Homeoffice arbeiten.

• Sie verfügen zu Hause über eine stabile Internetverbindung ohne Unterbrechungen und von hoher Qualität.

• Sie können gelegentlich die Arbeitszeit verlängern und bei Bedarf am Wochenende arbeiten.

• Sie können früh morgens oder spät am Abend an Meetings mit Teilnehmern aus anderen Teilen der Welt teilnehmen (flexible Arbeitszeiten).

 Bedingungen und Leistungen

• Arbeitsplatz : Homeoffice – beliebiger Ort in Deutschland.

• Arbeitszeit : Vollzeit – Standardarbeitszeit montags bis freitags von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr.

Je nach den Erfordernissen Ihrer Position sollten Sie flexibel arbeiten können, unter Umständen etwa früh morgens, abends oder an Wochenenden. Es wird erwartet, dass Sie Ihre Arbeitszeit, Ihre Verpflichtungen und Aufgaben entsprechend einteilen können.

• Vorgesetzte Stelle : Global Gift Processing Manager.

• Unterstellte Positionen : Keine Angaben.

• Budget-verantwortung : Keine Angaben.

• Probezeit : Die Anstellung erfolgt nach zufriedenstellendem Abschluss einer Probezeit von 3 Monaten.

• Jahresurlaub : Der Jahresurlaub beträgt 24 Arbeitstage pro Jahr, außerdem nach zwei Jahren ein Extratag pro Dienstjahr bis zu einem Maximum von 4 Tagen, also potenziell 28 Tage nach 6 Jahren.

• Weitere Leistungen : Fortbildungen nach Bedarf.  Flexible Arbeitsbedingungen.

Bewerbungs- und Einstellungsablauf

Bewerbungsadressat : Ihren Lebenslauf mit einem Anschreiben (auf Englisch), aus dem Ihre persönlichen Qualifikationen hervorgehen und zu ersehen ist, warum Sie für die Stelle in Betracht kommen.

Klicken Sie auf den APPLY NOW Button weiter unten und senden Sie Ihre Bewerbung ab. 

Ende der Bewerbungsfrist : 14. Februar 2024.

Vorstellungsgespräche : In der Woche ab Montag, dem 19. Februar 2024 (per Zoom).

Weitere Informationen : www.animalsasia.org 

Animals Asia schätzt Bewerber mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen und Perspektiven. Wir freuen uns über Bewerber jeder ethnischen Zugehörigkeit, jeden Alters, jeder Geschlechtsidentität und jedes Geschlechtsausdrucks, jeder sexuellen Orientierung, Religion, nationalen Herkunft, jedes sozioökonomischen Status, jeder Behinderung und jedes Veteranenstatus. Wir sind bestrebt, eine Organisation aufzubauen, die ein integratives Umfeld für alle schafft.